Notary Design è un'agenzia di innovazione notarile fondata da un ex professionista del notariato che si è formato al legal design per adattarlo alle esigenze specifiche degli studi notarili. Formato e certificato all'interno di una comunità internazionale, il fondatore di Notary Design è un pioniere in questo settore e desidera mettersi a disposizione dei Notai italiani per adottare una trasformazione digitale, operativa e culturale della sua professione.

Una buona informazione dei clienti sulle fasi e i documenti necessari riduce le incomprensioni e i ritardi. I clienti ben informati sono più sereni e partecipano attivamente, il che accelera il trattamento delle pratiche. Tuttavia, riteniamo essenziale curare il rapporto notaio/cliente (o collaboratore/cliente) in un senso favorevole allo studio notarile. La trasparenza non può essere fonte di difficoltà maggiori per il notaio e il suo team. Questo è non negoziabile.

La trasformazione di uno studio notarile non si riduce all'aggiunta di strumenti e servizi tecnologici. Il nostro approccio include la cultura della professione per adattarla a un nuovo paradigma che coinvolge l'organizzazione dello studio notarile e i suoi membri. Partire dalla sala d'attesa è un eccellente punto di partenza per ampliare l'impatto del vostro percorso di innovazione. La relazione notaio/cliente includerà i collaboratori ma anche, come comprenderete più avanti, gli attori e i contributori esterni, poiché uno dei problemi che incontra il notaio è la catena del valore dell'atto autentico. Quest'ultima non lo colloca nel punto giusto all'interno del percorso cliente.

In quanto notaio e dirigente responsabile, è essenziale riservare un momento di tête-à-tête con il vostro collaboratore/collaboratrice, qualunque sia il suo ruolo (centralinista, redattore, formalista...) per un colloquio annuale di valutazione. La vita quotidiana all'interno dello studio, con le sue interruzioni telefoniche, gli appuntamenti imprevisti e le urgenze dell'ultimo minuto, non permette sempre di avere uno scambio di qualità e in totale riservatezza.

Questo colloquio è un momento privilegiato che vi permette di adattare il vostro discorso e di sensibilizzare il vostro collaboratorealle vostre aspettative. È l'occasione per condividere la vostra visione e coinvolgerlo attivamente nel vostro percorso. Oggi, con lo sviluppo dell'intelligenza artificiale, i vostri collaboratori possono provare incertezze sul loro ruolo e sul loro futuro nella professione.

Il colloquio annuale è un atto benevolo e umano che permette loro di trovare il proprio posto nell'evoluzione dello studio e di contribuire alla modernizzazione delle loro missioni. È un messaggio rassicurante che rafforza la coesione del team e l'impegno dei collaboratori durante un periodo di trasformazione.

L'offerta che vi viene proposta oggi costituisce un punto di partenza per trasformare la vostra pratica ed ampliare il vostro impatto.

Ecco gli elementi essenziali da considerare:

• Rivalutare il modello dello studio notarile Storicamente concepito come un centro di produzione di atti autentici, lo studio notarile non può limitarsi a questa funzione. Il vostro ruolo va ben oltre: comprende anche un accompagnamento personalizzato dei vostri clienti attraverso consulenze mirate. Questo aspetto della consulenza rappresenta un'opportunità per diversificare i vostri servizi (come la mediazione) e aprire nuove possibilità di collaborazione.

• Modernizzare il racconto della professione Il racconto del vostro mestiere di notaio merita di essere più inclusivo e proattivo. Il grande pubblico e i professionisti devono essere (ri)educati alla luce di nuovi principi guida su cui deve avvenire la trasformazione. Questo contribuirà a rafforzare la percezione positiva della vostra professione rispondendo alle aspettative dei vostri clienti. Agire in modo diverso rispetto agli altri professionisti del diritto fa parte della vostra strategia 😁

• Adattarsi al contesto economico e tecnologico La trasformazione del vostro studio deve tenere conto delle evoluzioni tecnologiche ed economiche attuali. Adottare strumenti digitali, metodi innovativi, una cultura "human-centred" permette non solo di ottimizzare i processi, ma anche di migliorare l'esperienza del cliente e quella dei collaboratori incaricati di gestire i loro interessi sotto la vostra responsabilità.

• Anticipare per generare benefici per il vostro studio e i vostri clienti L'anticipazione è una fonte di benefici nella gestione e trasmissione di un patrimonio. Prevenendo per i vostri clienti, li aiutate a garantire il loro futuro. A livello manageriale, l'autenticità degli atti e le vostre consulenze devono essere applicate a tutte le opportunità di emolumenti possibili. Esistono "giacimenti di fascicoli" non ancora sfruttati. Nel contesto attuale, in cui molti notai nel mondo dipendono dal mercato immobiliare, è urgente preservare l'investimento del proprio carico di lavoro. E per i paesi che conoscono una dinamica immobiliare, il notaio deve sapere condividere il proprio ruolo con uno strumento di lavoro ottimizzato.

Le interviste ai clienti sono concepite per integrarsi naturalmente nel percorso attuale dei vostri clienti, senza disturbare il vostro programma. Per i vostri clienti, il servizio sembra concludersi con la firma dell'atto; spesso non sono consapevoli delle formalità che dovete ancora completare dietro le quinte. L'intervista, invece, è un modo per raccogliere feedback autentici senza richiedere un forte impegno da parte vostra. In pratica, produrrà risposte e un rapporto che evidenzia i punti chiave da monitorare, consentendovi di ottimizzare i vostri processi senza sforzo aggiuntivo. È stato predisposto un sistema completo per strutturare e semplificare queste interviste.

I colloqui annuali offrono un'opportunità preziosa per coinvolgere i vostri collaboratori a riflettere sulla loro missione e a comprendere il vostro ruolo come leader aziendale e professionista del diritto. A differenza di una gestione puramente centrata sui fascicoli, questi colloqui permettono di ridefinire l’approccio al cliente da una prospettiva globale e strategica. Partecipando a questa riflessione, i vostri collaboratori rafforzano la loro comprensione della visione dello studio e si posizionano come veri attori della vostra missione notarile.

Con l'emergere dell'intelligenza artificiale, sorgono numerose discussioni, preoccupazioni e fantasie tra i professionisti del settore. Organizzando colloqui annuali, potete instaurare un dialogo rassicurante e costruttivo con i vostri collaboratori. Questo momento di scambio è l'occasione per chiarire le evoluzioni tecnologiche, per rassicurare il vostro team e per integrarli in una visione proattiva e moderna della vostra professione. Questo tipo di colloquio favorisce una migliore adattamento al cambiamento e rafforza la coesione intorno a una visione condivisa.