Faites des premiers pas
de vos clients le début d’une
expérience notariale unique.
Une solution digitale qui augmente la satisfaction client, améliore la gestion des dossiers et renforce la collaboration au sein de votre office notarial.
NEEX
Parce qu’une “rencontre numérique” se vit aussi en vidéo,
voici 10 vidéos courtes où le créateur de NEEX aborde quelques sujets.
Celles-ci vous permettront de comprendre notre vision ...
avec parfois une pointe d'humour.
Et si chaque instant passé par vos clients dans votre office notarial
devenait une ressource stratégique à exploiter ?
Le temps de cerveau disponible de vos clients est une ressource rare, mais souvent sous-utilisée.
Chaque moment passé dans votre office – des premiers pas dans votre salle d’attente jusqu’au rendez-vous de signature – est une opportunité unique de transformer leur perception, simplifier leur expérience et optimiser votre organisation.
Dans un office notarial, les temps morts ne sont pas de simples "pauses" :
ils peuvent être des leviers stratégiques à exploiter pour :
1️⃣Engager vos clients dès leur arrivée physique à l'office, en les informant et en les impliquant dans le processus.
2️⃣Inciter vos clients à adopter des comportements vertueux, facilitant ainsi leur compréhension et leur implication.
3️⃣Aligner les comportements de vos collaborateurs avec une vision moderne et proactive, qui inspire confiance et coopération.
Mais ce n’est pas tout.
Le comportement client, décisif dans l’expérience notariale, peut être influencé dès les premiers instants pour maximiser leur engagement et leur satisfaction.
Découvrez ce que contient NEEX pour transformer chaque moment de votre office en une opportunité de croissance et d’innovation.
Une salle d'attente interactive
Transformez votre salle d’attente en un espace interactif et engageant.
Avec un simple scan d'un QR code, vos clients accèdent à un univers d’informations personnalisées pour simplifier leur parcours et valoriser vos services.
En 2025, l’attente devient un levier de transformation pour votre office notarial
Les salles d’attente sont souvent perçues comme des espaces passifs, synonymes de frustration voire d’anxiété pour vos clients.
Cela peut changer. Avec notre QR code interactif, chaque instant passé dans votre salle d’attente devient une opportunité :
1/ Informez et engagez vos clients dès leur arrivée grâce à un accès instantané à des informations utiles et personnalisées.
2/ Réduisez les frictions en préparant vos clients à leurs démarches, tout en renforçant leur confiance dans vos services.
3/ Faites de votre salle d’attente un atout stratégique pour moderniser votre image et optimiser les interactions.
Ne laissez plus l’attente être un frein : transformez-la en un moment enrichissant et (surtout) productif.
Options du menu interactif :
-Accès à votre site internet : vos clients consultent l’ensemble de vos services et informations pratiques.
- Avis Google : vos clients laissent des témoignages pour renforcer la confiance.
- Charte de bonne conduite : signer un acte authentique imlique un comportement en adéquation avec les intérêts du notaire et de TOUS ses collaborateurs.
- Inscription à la newsletter : vos clients ont aussi la possibilités de rester nformés des dernières actualités juridiques.
FAQ
Oui, dans la limite du canevas prédéfini et avec un menu comportant 4 ou 5 onglets.
Oui, nous pouvons optimiser votre fiche Google My Business pour la rendre plus attrayante et performante. Si vous n’en avez pas encore, nous pouvons également la créer de A à Z.
L’accumulation d’avis positifs diluera naturellement l’impact des avis négatifs. De plus, répondre de manière professionnelle et courtoise aux avis négatifs envoie un signal positif à Google et renforce la confiance des clients. Ces points sont souvent méconnus des notaires.
Exemple
Voici un extrait de l’interface client déclenchée par le QR code — une version simplifiée de ce que vos clients vivront réellement.
Scannez le QR code 👉
Ce que vous verrez n’est qu’un extrait. La version finale s’adapte à votre étude, jusque dans les détails.
Si vous naviguez à partir d'un téléphone, cliquez ici
Un site internet
Votre nom de domaine mérite d’incarner votre expertise et votre vision.
Faites de votre site un pilier stratégique qui accompagne vos clients, modernise votre office et simplifie chaque étape de leur parcours.
En 2025, un site internet de notaire ne peut plus se limiter à être une simple vitrine, énumérant le champ des compétences ou hébergeant des ressources dépassées. Il doit rompre le lien avec l’image traditionnelle et les stéréotypes de la profession et (surtout) être un levier stratégique pour impacter l’expérience client.
Votre site internet doit remplir plusieurs rôles essentiels :
1/ Accompagner vos clients à chaque étape de leur parcours, grâce à des informations claires et diffusées aux moments clés, pour les guider et renforcer leur confiance.
2/ Fluidifier le montage, la gestion et la signature des dossiers, en éliminant les points de friction et en optimisant les interactions pour vous, vos collaborateurs et vos clients.
3/ Aligner les intérêts du notaire, de son équipe et de ses clients, en intégrant un triptyque unique : client-collaborateur-notaire. Contrairement à un site traditionnel uniquement orienté client, ce site internet devient un outil qui valorise et connecte tous les acteurs de l'office.
4/ Projeter une image renouvelée de votre office, fidèle à ses racines, mais résolument tournée vers l’avenir. Ce site conjugue modernité, authenticité et innovation pour renforcer votre rôle de pionnier dans la transformation digitale du notariat.
En réalité, votre site internet dépasse le cadre d’une simple présence en ligne. Il devient le prolongement digital de votre office notarial, un outil décisif dans le futur souvenir du client qui agit là où votre office n’intervient pas. Ce site accompagne vos clients, fluidifie leurs démarches et favorise des interactions essentielles pour garantir une expérience engageante et mémorable, à chaque étape de leur parcours.
Couplé au QR-code de votre salle d’attente, il bénéficie de visites de clients ou de futurs clients qui pourront y trouver tout ce qui permet de les aider … et de les responsabiliser aussi car l’acte est une oeuvre collaborative et non un bien juridique de consommation.
Caractéristiques du site internet
- 5 à 10 pages stratégiques, prêtes à l’emploi
- Développé sous WordPress (optimisé SEO & mobile)
- Intégration d’un blog (jusqu’à 3 articles)
- Module annonces immobilières inclus
- Connexions possibles avec vos outils : paiement en ligne...
- Conforme RGPD, hébergement sécurisé.
FAQ
Dans le cadre de cette offre, votre site sera livré sous 10 jours après le traitement du formulaire de renseignement et la validation du modèle proposé.
Vous êtes pleinement propriétaire de votre nom de domaine et de l’hébergement du site. L’achat du nom de domaine et les frais d’hébergement sont à votre charge, vous offrant ainsi une totale indépendance et un contrôle absolu sur votre présence digitale.
Dans un premier temps, nous prenons en charge les mises à jour sans frais, pour vous accompagner dans les premiers ajustements. Ensuite, vous aurez un accès complet à votre site, vous permettant d’effectuer les modifications vous-même, en toute autonomie. Bien entendu, nous restons disponibles pour vous accompagner si besoin.
Bien évidemment, chaque site est conçu en stricte conformité avec les obligations déontologiques et légales, afin de refléter vos valeurs professionnelles tout en respectant les standards de la profession édictés notamment dans le règlement professionnel du notariat.
Exemple de site (en cours)
Des pages spécifiques sont prévues pour les frais d'acte, l'accueil des clients et leurs rôles avant, pendant et après la signature de l'acte.
Les textes règlementaires sont exploités pour asseoir votre autorité, le respect dû à vos collaborateurs et favoriser les comportements exemplaires pour une signature d'acte dans le plus grand confort.
Des formulaires réinventés
Des formulaires qui éduquent, responsabilisent pour mieux instrumenter chaque dossier.
Des formulaires qui encouragent la cocréation de l’acte authentique en responsabilisant vos clients et en simplifiant le travail de vos collaborateurs.
Collecter des informations ou des pièces implique le respect de trois dimensions essentielles : le fond, la forme, et le timing. Créer un comportement vertueux chez le client nécessite de l’immerger dans son parcours de manière intelligente et innovante. Les comportements parasites ou négligents doivent cesser de freiner le traitement des dossiers et d’alourdir inutilement le travail des collaborateurs.
Avec NEEX, il ne s’agit plus simplement de collecter des informations ou des pièces, mais d’adopter une démarche favorisant une qualité dont est dépourvue le client : la proactivité. Celle-ci peut devenir un attribut clé du client. Le rôle de ce dernier est désormais central : il ne se contente plus d’être un simple consommateur (souvent) négligent de votre prestation mais devient un acteur facilitateur de la signature (tant désirée) de son acte.
Dans cette optique, les formulaires ne sont plus de simples outils de collecte, mais des leviers pour transformer vos processus. Ils apportent une information enrichie et mieux structurée, fluidifient les interactions et participent à une dynamique qui valorise votre office et ses prestations.
Ce que vos nouveaux formulaires apportent à votre office :
1/ Fluidité de la collecte d’informations :
Des formulaires structurés permettent une collecte d’informations claire, complète et conforme, tout en limitant les erreurs et les rectifications.
2/ Optimisation des processus internes :
Les données collectées s’intègrent directement dans des flux de travail redéfinis, facilitant le travail des collaborateurs et éliminant les tâches répétitives.
3/ Renforcement de l’image de l’office :
En utilisant des formulaires pédagogiques et engageants, vous projetez l’image d’un office moderne, rigoureux et orienté client, capable de répondre aux exigences de la profession tout en innovant.
4/ Communication intégrée : Les formulaires ne se limitent pas à la collecte d’informations ; ils deviennent aussi des outils pour ancrer des messages clés. Ces messages sensibilisent vos clients tout en valorisant votre rôle et votre mission.
FAQ
Oui, tous nos formulaires sont disponibles en version digitale. L’objectif est d’éviter la double saisie en intégrant ces formulaires directement dans les processus internes de votre office. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et d’assurer une fluidité dans la gestion des données.
Absolument. Chaque formulaire peut être personnalisé avec votre logo et un design graphique adapté à l’identité visuelle de votre office. Cela permet de renforcer votre image de marque tout en offrant des documents professionnels et alignés sur vos standards.
L’accent est mis sur les actes liés à l’achat immobilier, en particulier pour les résidences principales (maison ou appartement). Ces formulaires incluent la collecte de l’état civil, des informations relatives aux clients, ainsi que tous les éléments nécessaires à la gestion de ce type de dossier. L’investissement immobilier sera abordé dans une future mise à jour.
Oui, nos formulaires évolueront grâce à vos retours. Nous sommes dans une démarche de co-construction avec nos clients, et chaque mise à jour sera proposée gratuitement pour assurer que les formulaires restent adaptés à vos besoins et conformes aux évolutions réglementaires.
L’intégration de l’intelligence artificielle est envisagée, mais elle nécessite une réflexion approfondie sur l’infrastructure à mettre en place et le volet économique de son déploiement et de sa maintenance. Nous vous tiendrons informés des avancées sur ce point.
Exemple d'un document repensé avec le Legal Design
Autres documents prévus : Fiche de renseignements (état-civil, ouverture dossiers type), réquisition d'instrumenter... avec ensuite un focus sur la vente immobilière.
Nous concevons ces formulaires comme des outils d'accompagnement de vos clients. Cette démarche implique une création de contenus reliés au site et à l'agent IA.
Des interviews clients
Interviews clients : Transformez chaque rendez-vous de signature en une opportunité différenciante.
Innover, c’est écouter : connectez-vous aux besoins réels de vos clients pour faire évoluer votre office.
Après le rendez-vous de signature, offrez à vos clients une nouvelle étape précieuse : un retour authentique sur leur expérience.
Grâce à un lien personnalisé, vos clients partagent librement leurs impressions, sans ressentir la pression d’un échange direct.
Les résultats ? Des insights compilés dans un rapport vous aidant à identifier les points de friction et à transformer ces retours en axes concrets d’amélioration.
Avantages des interviews clients :
1/ Renforcement de la relation client
Recueillez des retours sincères pour comprendre précisément les attentes de vos clients et y répondre avec empathie.
2/ Source d’innovation continue
Inspirez des améliorations durables et innovantes grâce aux besoins réels exprimés par vos clients.
3/ Visibilité et crédibilité en ligne
Profitez du rendez-vous de signature pour solliciter des avis Google positifs dans les meilleures conditions et renforcer votre réputation.
4/ Sensibilisation des collaborateurs à la culture du service
Exploitez les retours clients auprès de vos collaborateurs. Les remarques des clients (qui contribuent à leur rémunération) sont ainsi mieux assimilées et intégrées pour plus d’engagement.
FAQ
Le questionnaire est conçu pour être rapide et efficace : il prend entre 5 et 10 minutes à remplir, garantissant des retours sincères sans imposer une contrainte de temps excessive.
Vous recevrez un rapport synthétique regroupant tous les retours clients une fois par semaine.
Non, ce service nécessite uniquement l'envoi du lien par vous-même après le rendez-vous de signature. Ensuite, tout le processus est automatisé avec un examen personnel du rapport qui vous est adressé. Par conséquent, vous restez concentré sur votre cœur de métier : conseiller et recevoir des actes.
Interviewer vos clients, c’est leur prêter une attention particulière et renforcer leur satisfaction. Ce cadre bienveillant favorise naturellement l’obtention d’avis Google positifs, mais vous restez libre d’envoyer ou non le lien. Si un dossier a été problématique ou l’expérience peu satisfaisante, vous pouvez choisir de ne pas partager le questionnaire.
Beaucoup de notaires souhaitent inspirer une véritable culture client parmi leurs collaborateurs. Les interviews clients peuvent être exploitées à cette fin même si ce n'est pas leur vocation première.
Un agent IA
Faites de votre agent IA, une extension intelligente de votre office notarial.
Montrez à vos clients que l’intelligence artificielle peut servir la relation humaine et la qualité de vos prestation.
En 2025, l’IA ne doit plus être uniquement perçue comme un gadget pour écrire du contenu.
Intégrée à la page interactive accessible via le QR code de votre salle d'attente, votre agent IA devient un point de contact entre votre site internet, votre équipe, et l’expérience vécue par vos clients.
Il ne remplace personne. Il amplifie votre présence.
Il oriente, renseigne, prépare, en toute autonomie et sans jamais sortir du cadre que vous aurez défini.
En s’appuyant sur les contenus validés et sécurisés (site, documents, éléments d’accueil), il agit comme une extension numérique de votre étude et renforce votre site internet.
Les avantages clés :
1/ Une expérience client inédite : Le client est orienté dès son arrivée, accompagné dans ses démarches et mieux préparé à l’échange avec votre équipe.
2/ Une continuité intelligente entre votre site web et les interactions physiques : Votre site devient un point d'entrée vivant, connecté à un agent qui valorise la ressource temps et permet à vous et votre équipe de d'éviter de perdre du temps à des moments clés du dossier (ouverture dossier, mise au point intermédiaire, rendez-vous de signature)
3/ Une image de modernité maîtrisée : L'intégration de l'IA devient un marqueur de votre posture innovante sans jamais trahir l'exigence attachée à votre profession.
FAQ
Non, l’agent IA n’a pas vocation à remplacer qui que ce soit. Il s’intègre comme un complément intelligent qui facilite l’accès à l’information et renforce la préparation du client, en amont des échanges avec l’équipe. Il soutient le travail humain de votre équipe, il ne s’y substitue jamais.
’agent IA repose uniquement sur les contenus validés par vous-même. : site internet, éléments pédagogiques, documents métiers. Il ne génère pas de réponses juridiques autonomes. Il guide, oriente et reformule, mais sans interpréter le droit ni produire d’avis.
L’agent IA n’enregistre aucune donnée personnelle ni sensible. Il est paramétré pour fonctionner de manière informative uniquement, sans collecte. Son usage respecte le RGPD et a été pensé spécifiquement pour le contexte du notariat.
Oui, cela est annoncé clairement dès l’ouverture de la session. Le ton est transparent, mais chaleureux. L’agent IA est là pour aider, non pour tromper. Il devient un point d’entrée rassurant, moderne, et parfaitement assumé par vous et votre équipe.
C’est une démarche encore évolutive, pensée comme un terrain d’expérimentation contrôlé. L’objectif est d’enrichir progressivement l’agent grâce aux retours d’usage, pour qu’il s’adapte au réel vécu du client. Cette approche permet de traduire concrètement le principe de la Total eXperience (TX), en créant une continuité intelligente entre le digital, l’humain et l’acte. Un focus sera mis notamment sur un type d'acte important pour le notaire que vous êtes : la vente immobilière.
Dernier point, le coût de fonctionnement de cet agent IA est optimisé. Il s'agit d'un point crucial pour assurer la performance économique de votre office.
L'agent IA sera enrichi de fonctionnalités au fur et à mesure des retours. Ce qui importe dans un premier temps, c'est de pouvoir déployer un agent opérationnel et à faible coût. Beaucoup de notaires s'engagent dans une démarche sans en mesurer l'impact financier.
La transformation digitale ne se limite pas à intégrer de nouvelles technologies dans votre office.
Nous pensons que le comportement du client doit être au cœur des préoccupations. Il constitue le trait d'union entre son information et son expérience qui permet d'aligner les intérêts de chacun.
Chaque action, chaque échange, doit contribuer à la réalisation d’actes authentiques dans le plus grand confort.
À l’image d’une œuvre collaborative, votre office notarial devient un espace où un nouveau paradigme
renforce l’impact et la portée de vos actes ET de vos conseils.
La transformation digitale doit aussi être opérationnelle et culturelle.
Notary Design est une agence d'innovation créée par un ancien notaire assistant certifié en Legal Design
au sein d'une communauté internationale dès 2020.
Agissant en pionnier sur des domaines du legal Design comme le Service Design ou encore le Design d'organisation, nous pensions que la structure même de l'office, centrée sur l'unique produit juridique qu'est l'acte authentique, doit évoluer pour exploiter de nouvelles opportunités.
Le chantier est immense. L'humilité est de règle.
CERTIFICATIONS
obtenues auprès de Legal Creatives
entreprise de formation ayant formé des professionnels du droit
dans plus de 60 pays.
(Notary Design est l'acteur pionnier du notariat dans cette communauté)
Offre accessible jusqu'au vendredi 23 mai 2025 à 20h00
Important : Après cette date, NEEX ne sera plus disponible sous sa forme actuelle.
Des questions?
Nos réponses 😉
Notary Design est une agence d'innovation notariale fondée par un ancien professionnel du notariat qui s'est formé au legal design pour l’adapter aux besoins spécifiques des études notariales. Formé et certifié au sein d’une communauté internationale, le fondateur de Notary Design est pionnier dans ce domaine et se met à la disposition des notaires pour adopter une transformation digitale, opérationnelle et culturelle de leur profession. Cela implique un culture notariale couplée à une démarche d'innovation impactante. Notary Design répond à cette double exigence.
Une bonne information des clients sur les étapes et les documents nécessaires réduit les incompréhensions et les retards. Les clients bien informés sont plus sereins et participent activement, ce qui accélère le traitement des dossiers. Pour autant, il nous semble essentiel de ménager le rapport notaire / client (ou collaborateur / client) dans le sens favorable à l'office notarial. La transparence ne peut être source de difficultés accrues pour le notaire et son équipe. Cela est non-négociable.
La transformation d'un office notarial ne se résume pas à l'ajout d'outils et services technologiques. Notre approche inclut la culture de la profession pour l'adapter à un nouveau paradigme qui touche l'organisation de l'office notarial et ses membres. Partir de la salle d'attente est un excellent point de départ pour élargir l'impact de votre démarche d'innnovation. La relation notaire / client englobera les collaborateurs mais aussi, vous le comprendrez par la suite, les acteurs et contributeurs extérieurs car l'un des problèmes que rencontre le notaire est la chaîne de valeur de l'acte authentique. Celle-ci ne le place au bon endroit dans le parcours client.
L’offre qui vous est proposée aujourd’hui constitue un point de départ pour transformer votre pratique et élargir votre impact.
Voici les éléments essentiels à considérer :
- Réévaluer le modèle de l’office notarial
Historiquement conçu comme un centre de production d’actes authentiques, l'office notarial ne peut se limiter à cette fonction. Votre rôle va bien au-delà : il comprend aussi un accompagnement personnalisé de vos clients à travers des conseils adaptés. Ce volet de conseil représente une opportunité de diversifier vos services (la médiation par exemple) et d'ouvrir de nouvelles pistes de collaboration.
- Moderniser le récit de la profession
Le récit narratif de votre métier de notaire mérite d’être plus inclusive et proactive. Le grand public comme les professionnels doivent (ré)éduqués à l'aulne de nouveaux principes directeurs sur lesquels votre transformation doit s'opérer. Cela contribuera à renforcer la perception positive de votre profession tout en répondant aux attentes de vos clients. Agir comme aucun autre professionnels du droit fait aussi partie de notre démarche 😁
- S’adapter au contexte économique et technologique
La transformation de votre office doit prendre en compte les évolutions technologiques et économiques actuelles. Adopter des outils digitaux, des méthodes innovantes, une culture "human-centred" permet non seulement d’optimiser les processus, mais aussi d'améliorer l'expérience du client mais aussi celle des collaborateurs en charge de leurs intérêts sous votre responsabilité.
- Anticiper pour générer des bénéfices pour votre étude et vos clients
L'anticipation est une source de bienfaits dans la gestion et la transmission d'un patrimoine. En prenant les devants pour vos clients, vous les aidez à sécuriser leur avenir. A votre niveau, en tant que chef d'entreprise, l'authenticité des actes et vos conseils doivent être déployés sur toutes les opportunités d'émoluments possibles. Des "gisements de dossiers" existent et ne sont pas encore exploités. A l'heure actuelle où beaucoup de notaires dans le monde sont dépendants du marché immobilier, il est urgent de préserver l'investissement dans sa charge.
NEEX est une initiative unique pensée pour être à la fois exclusive et impactante. Sa limitation dans le temps et dans sa nature n'est pas un hasard : c’est un choix délibéré pour garantir une mise en œuvre ciblée et de qualité.
Chaque notaire doit comprendre que l’ajout d’outils technologiques ne suffit pas. Ce n’est pas la solution. Ce qu’il faut, c’est déplacer le centre de gravité de l’office, trop centré sur la personne du notaire, pour alléger son quotidien, fluidifier les processus et recentrer l’expérience sur les collaborateurs et les clients.
L’acte authentique, bien qu’essentiel, montre des limites. Son expérience pré-signature, souvent complexe et frustrante, doit être simplifiée pour garantir un véritable saut qualitatif.
Limiter cette offre, c’est aussi vous assurer un accompagnement de qualité. Une ouverture trop large diluerait cette promesse de qualité.
Enfin, cette offre ne s’arrête pas à l’instant présent. Elle est la première étape d’un socle d’innovation ambitieux prévu pour 2025.
Comment se passe la commande?
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Détail de l'offre
1. Salle d'attente interactive (QR code et page de navigation)
2. Site internet
3. Formulaires notariaux en Legal Design
4. Interviews clients
5. Agent IA intégrée à la page de navigation (reliée au QR code).
Accès préférentiel à NEEX (-30% / hors abonnement) :
990,00 € H.T.
693,00 € H.T.
Cette offre spéciale est uniquement disponible jusqu'au vendredi 23 mai 2025 à 20h00.
Vous avez des questions?
Faisons simple :
ou par mail : contact@notary.design
NEEX : l’expérience client réinventée pour les offices notariaux
en quête d'un (vrai) changement.
Un écosystème phygital qui connecte votre office à vos clients, avec des outils qui optimisent le service, renforcent la proximité et valorisent votre rôle dans chaque projet client.
Notaires, clients, collaborateurs :
ensemble, pour un office notarial aligné.
Le vôtre?
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Notary Design est une agence d'innovation dédiée
exclusivement aux notaires.
Tous droits réservés - Notary Design
PS : Cette page est consultable de préférence sur ordinateur et non sur mobile.
Merci de votre compréhension.
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(réservée aux notaires exclusivement)
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